Para un feliz viaje de negocios.

Son múltiples las razones que originan un viaje de negocios: de trabajo, de promoción,  para asistir a un evento o congreso o por un asunto de prospección de mercado (para evaluar las posibilidades de vender un producto).   Pero, cualquiera que sea el motivo que lo lleve a trasladarse a otra localidad o país, le servirán de mucho las recomendaciones presentadas a continuación.

– Verifique de antemano si  en la ciudad  hacia donde se dirige hay programado  algún gran evento internacional (congreso o feria comercial), durante la fecha de su viaje o estadía. Esto podría provocar un lleno total en los hoteles.

– Confirme su reservación 48 horas antes, en un vuelo internacional.

– Verifique lo que realmente necesita, para que no recargue su equipaje al transportar cosas que en realidad no va a requerir.

– Evite llevar objetos de mucho valor y que en realidad no son imprescindibles.

– Anote en su agenda personal el nombre del hotel donde se hospedará, la dirección y su número de reservación.

– Trate de de contactar antes del viaje a sus potenciales clientes o a la (s) persona (s) con quienes se reunirá.  Por medio de un e-mail puede concertar una cita de antemano.

– No cargue demasiado su agenda. Es recomendable mantener cierto grado de flexibilidad para posibles oportunidades o inconvenientes que se puedan presentar. Una invitación a almorzar inesperada puede servir para cerrar un negocio.

-  No olvide comprobar los días y el horario laborable en otros países.

– Reserve un poco de tiempo para visitar amigos, salir de compras, recorrer museos y lugares interesantes.  Esto agrega un sentido de aventuras al viaje y le ayuda a sentirse bien.

SU COMPUTADOR PORTÁTIL

Un computador portátil es un instrumento fundamental para el viajero de negocios, pues le permite  entrar de manera remota a la red de su oficina, adelantar tareas iniciadas,  enviar y recibir correos electrónicos, realizar presentaciones y contar en tiempo oportuno con la información requerida.
Cuando viaje con su ordenador, tenga en cuenta los siguientes aspectos: seguridad del equipo, protección de la información, disponibilidad y conectividad, por lo cual le recomendamos que:

Para asegurar el equipo:

– No descuide (ni por un momento) su computador portátil, pues cualquier distracción suya puede ser aprovechada por los ladrones, especialmente en los aeropuertos y en los alrededores de los hoteles.  Aunque esté en ambientes considerados confiables, como las salas de conferencias o reuniones de trabajo, "no le quite los ojos de encima".
-  Siempre lleve su ordenador como equipaje de mano; nunca lo coloque en las maletas que irán en la bodega del avión, pues podría sufrir golpes o ser blanco de los ladrones. Además, si el viaje es largo, usted puede aprovechar el tiempo para usarlo y avanzar algún trabajo.
-  Coloque dentro de su maletín de su  computador portátil una tarjeta con información que permita contactarlo; en caso de que pierda el equipo.
-  Adquiera un dispositivo antirrobo, como un security lock. Se trata de un cable de acero con una especie de candado que permite ‘amarrar' el portátil a un escritorio u otro objeto.  Tenga en cuenta que su computador  debe poseer una ranura de seguridad para poder usarlo (vienen en algunos equipos modernos, especialmente los modelos para empresas).
-  Compre  un seguro contra robo. Algunos fabricantes de computadoras le ofrecen ese beneficio durante un tiempo, como parte del precio del computador.

Para proteger la información:

Si, a pesar adoptar esas medidas de seguridad pierde su computador portátil, sería un consuelo salvar la información contenida en él (que quizás para usted sea más valiosa que el propio equipo).  Por  eso le sugerimos que:

– Antes de viajar, saque una copia de seguridad de todos los archivos importantes que tiene su ordenador y guárdela  en su casa u oficina.
– Si crea documentos durante el viaje, respáldelos pronto, ya sea enviándoselos a sí mismo por correo electrónico, usando un servicio gratuito de almacenamiento en Internet o en un disco externo.
– Si tiene información confidencial en su portátil, protéjala. Programas como Word y Excel le permiten colocar una contraseña a archivos individuales. Y en Windows XP puede establecer una contraseña de acceso al sistema; adicionalmente, en la versión Profesional de XP es posible proteger carpetas y archivos para que nadie pueda abrirlos.

Ante fallas inoportunas:   De nada le sirve llevar un ordenador portátil en su viaje si no funciona cuando usted lo necesita.  Para evitar inconvenientes de este tipo usted debe:

– Cargar la batería totalmente antes del vuelo; en los controles de seguridad del aeropuerto podrían pedirle que encienda el equipo. Si el computador es de la empresa, y no conoce la duración de la batería, pruebe que esté en buen estado.
-  Configurar el ordenador para que su consumo de energía sea mínimo. Tendrá que sacrificar algo de rendimiento y de brillo en la pantalla, pero vale la pena para prolongar el tiempo de batería.
-  Tener presente que la batería del ordenador no le durará más de tres o cuatro horas. Si suele tener vuelos largos, es recomendable que compre una adicional.
-   Comprar un adaptador universal, pues aunque la mayoría de las fuentes de energía de los ordenadores portátiles pueden trabajar en varios voltajes (de 100 a 240 voltios),   algunos países se utilizan enchufes con patas diferentes y esto podría impedir que conecte el computador a la toma de energía.
– Recordar que no sólo la falta de energía puede impedir que usted utilice su computador portátil; también una falla grave en el sistema. Prevenga este inconveniente utilizando antes de viajar las herramientas de diagnóstico y reparación de Windows (como ScanDisk y el Desfragmentador de disco) para asegurarse de que todo está en orden.

Otros consejos importantes:

– Lleve una unidad flash USB que le permita intercambiar información con otras personas.
– Averigüe el tipo de conexión que  ofrece el hotel, el centro de convenciones o la oficina donde va a pasar la mayor parte del tiempo (Wi-Fi, banda ancha con cables, por línea telefónica). Si es telefónica, lleve un cable de ese tipo, por si acaso; si es de banda ancha, prepare un cable Ethernet para su tarjeta de red.
– Como en los hoteles y lugares públicos es cada día más común que le ofrezcan conexión inalámbrica Wi-Fi, si su portátil no  lo incorporado, podría ser útil que le compre una tarjeta adaptadora.
– Averigüe si su proveedor de acceso a Internet ofrece servicio internacional,  es decir, la posibilidad de conectarse en otras ciudades del mundo marcando un número telefónico local.
– Los hoteles cobran altas tarifas cuando la conexión a Internet se realiza mediante una llamada local; por eso,  indague si cerca hay sitios públicos, como cafés Internet o caber-cafés que le permitan conectar su portátil por un precio inferior. Compare los costos.
– La mejor forma de ahorrar en la conexión es usarla lo menos posible. Para ello, use la función ‘Trabajar sin conexión', que se activa en el menú Archivo del navegador Internet Explorer (usted entra a las páginas web que quiere ver, luego se desconecta, activa ‘Trabajar sin conexión' y las revisa con calma fuera de línea). Configure su programa de correo para leer y escribir sin estar conectado a la Red.