Ley General de Archivos de la República Dominicana, No. 481-08, contiene actualizaciones importantes, pero sin llegar a referirse a las limitaciones del derecho de autor sobre los mismos, esta omisión la convierte en candidata a una actualización dado el rol que tienen estos depósitos de documentos en la era digital y de la inteligencia artificial, toda vez de que la nueva tecnología permitirá que los usuarios de estos servicios puedan acceder como nunca antes en la historia de la humanidad se hizo. Por tanto, la puesta a disposición del público de documentos de toda índole es ahora más acuciante que nunca. Lo que implica tomar en consideración el derecho de autor.
Pero solo es tecnología es que tratados internacionales importantes de reciente data como el de Marruecos de 2012, plantean a los archivos y a las biblioteca e reto de crear áreas específicas para que un nuevo público tenga acceso a estos centros de información documentada, se trata de personas en condiciones especiales, las cuales tienen derecho a que la puesta a disposición de documentos les beneficie por el igual. De ahí que, los archivos y las bibliotecas tengan ahora el reto de crear áreas especializadas para este tipo de público.
El objeto del sistema Nacional de Archivo de acuerdo con la ley, consiste en poner a disposición del público documentos relevantes en ciertas materias, de modo que se debe tener claro que documento es: “Toda expresión, en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, recogida en cualquier tipo de soporte material, así como cualquier otra expresión gráfica, que constituye testimonio de funciones y actividades sociales del hombre y de los grupos humanos, con exclusión de las obras de creación y de investigación editadas y de las que, por su índole, formen parte del patrimonio bibliográfico, así como de las expresiones aisladas de naturaleza arqueológica, artística o etnográfica.” Los cuales han de ser puesto a disposición de todo tipo de usuarios incluidos las personas con discapacidades.
De modo que el objeto de la ley es: crear el Sistema Nacional de Archivos (SNA), establecer los principios y las normas que rigen la actividad archivística nacional y define las funciones y atribuciones de los organismos que la integran para su puesta a disposición del público con base a las excepciones y limitaciones que establece el derecho de autor.
Así, llegamos al punto en que el Sistema Nacional de Archivos (SNA), se compone del órgano rector, un conjunto de archivos e instituciones archivísticas, los principios y las normas que promueven la homologación y regularización de los procesos archivísticos, el desarrollo de los centros de información, los recursos financieros y humanos, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los fondos documentales de dicho patrimonio.
Por este camino, llegamos a que el SNA esté integrado por el Archivo General de la Nación, los archivos de las instituciones del sector público dominicano definidas en el Artículo tres de la indicada ley No. 481-08,, los archivos privados que, por guardar fondos documentales de valor histórico, hayan sido incorporados al SNA, las instituciones de carácter formativo en materia de archivística, así como otras instituciones con fondos documentales considerados de valor histórico. El cual se encuentra bajo la rectoría del Archivo General de la Nación. Se otorga al Archivo General de la Nación, como órgano rector del Sistema Nacional de Archivos, la calidad de ente de derecho público con personalidad jurídica propia, autonomía funcional, dotación presupuestaria, estructura técnico-administrativa y patrimonio propio, con capacidad jurídica para adquirir derechos y contraer obligaciones, regular su estructura y funcionamiento y realizar los actos y ejercer los mandatos previstos en la presente ley y sus reglamentos. Párrafo. El Archivo General de la Nación está sujeto a la supervigilancia de la Secretaría de Estado de Cultura, la cual ejerce sobre él una potestad de tutela a los fines de verificar que su funcionamiento se ajuste a las disposiciones legales y administrativas y a las orientaciones culturales del Estado.
La competencia del AGN consiste en ser la entidad encargada de reunir, organizar, preservar el patrimonio documental producto de la gestión del Estado y de la acción privada, con el fin de facilitar a la comunidad nacional el acceso a la información política, administrativa, jurídica e histórica, contribuyendo a resguardar los derechos y responsabilidades adquiridos por el Estado y la ciudadanía y aportando a la construcción de un ordenamiento democrático y al desarrollo cultural del país.
El Archivo General de la Nación está obligado a promover la difusión de su acervo documental y de los restantes archivos del Sistema Nacional de Archivos. Todas las oficinas centrales del Estado, en caso de no tener archivos históricos, deberán remitir, vencidos los plazos especificados más abajo, sus documentaciones al AGN.
La utilidad del SNA viene dada por el principio de libre acceso a la documentación que guarda. Este es un derecho de todo ciudadano, salvo las restricciones establecidas por la ley.
Desde la perspectiva del derecho de autor, se observa que los archivos no están siendo objeto de la importancia que tienen en tanto memoria de la humanidad, pues de más en más, se observa que documentos importantes no reciben de parte de las instituciones públicas el cuidado que requieren e incluso, en el sector privada la automatización es entendida como descalificación de los documentos lo cual es un craso error. De modo que el derecho de autor viene a reforzar la necesidad de mirar a los archivos de una manera más objetiva que la prevaleciente. DLH-18-7-2019
