Establecen directrices de admisión de documentos firmados digitalmente para registro de contratos por ante la Contraloría
Santo Domingo, 8 de enero del 2024.-En un esfuerzo por modernizar y agilizar los procesos en la Administración Pública de la República Dominicana, el Ministerio de Administración Pública (MAP), la Contraloría General de la República y la Dirección General de Contrataciones Públicas han emitido una resolución conjunta que establece las pautas para la admisión de documentos en formato de firma digital o electrónica cualificada durante el proceso de registro de contratos ante la Contraloría.
La resolución, firmada por el titular del MAP, Darío Castillo Lugo; el contralor de la República, Félix Antonio Santana García; y el director de Contrataciones Públicas, Carlos Pimentel, tiene como objetivo proporcionar directrices claras para todos los entes y órganos de la Administración Pública vinculados al Poder Ejecutivo. Esto incluye empresas públicas, alianzas público-privadas, fideicomisos públicos y gobiernos locales.
Procedimientos para Adoptar la Firma Digital
Cada institución deberá comunicar oficialmente a la Contraloría General de la República la fecha a partir de la cual ha adoptado el uso de la firma digital.
Además, deberá indicar la entidad emisora de los certificados cualificados de la firma digital y proporcionar los nombres de los colaboradores autorizados para firmar digitalmente en procesos de compras y contrataciones, junto con sus cargos y la autorización de documentos específicos.
Transparencia, Requisitos y Excepciones
La resolución destaca la responsabilidad de cada institución para mantener actualizada la información en la Contraloría mediante comunicaciones oficiales. Esto incluye informar sobre las personas que poseen firma digital, su autorización para firmar documentos según la Ley No.126-02 y sus reglamentos.
La resolución especifica que no se admitirán documentos con dualidad de firma, es decir, con firmas digitales o electrónicas y manuscritas en el mismo documento.
Asimismo, señala que quedan exentos de la firma digital los documentos que requieran la firma de un notario en el proceso de compras y contrataciones públicas, hasta que se establezcan los procedimientos reglamentarios por parte de la Suprema Corte de Justicia, el Consejo del Poder Judicial y el Colegio Dominicano de Notarios.
Documentos Admitidos con Firma Digital
Entre los documentos admitidos con firma digital o electrónica cualificada en el trámite de registro de contratos se encuentran autorizaciones de la máxima autoridad de la institución, pliegos de condiciones, convocatorias, informes periciales, actas de adjudicación y otros documentos esenciales en los procesos de compras y contrataciones públicas.
Las ofertas técnicas y económicas, así como todo documento que requiera la firma del oferente, podrán ser recibidos o no con la firma digital o electrónica.
Validación Rigurosa de Firmas Digitales
El documento subraya la responsabilidad de los auditores de la Contraloría General de la República en validar los certificados de firma digital en los documentos.
Utilizando la aplicación implementada por el Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones (Indotel), Validafirma, se asegurará la autenticidad de cada firma digital o electrónica.
Cualquier documento con un certificado inválido será devuelto a la institución solicitante, afectando negativamente el índice de control interno.
Plan Piloto y Evaluación de Resultados
Como parte de la transición hacia la firma digital, se aplicará un plan piloto en cinco instituciones: Ministerio de Administración Pública, Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales, Ministerio de Turismo (Mitur), Oficina Gubernamental de Tecnologías de la Información y Comunicación (Ogtic) e Indotel.
Posteriormente, se evaluarán los resultados, se realizarán ajustes necesarios y se desplegará el proyecto de firma digital en otras instituciones que adopten esta innovación.
Transformación Digital en las Contrataciones Públicas
Este esfuerzo no solo simplificará y agilizará los procesos de registro de contratos, sino que también establecerá un marco para la adopción generalizada de la firma digital en todas las instituciones que participan en compras y contrataciones públicas.
La modernización promete eficiencia, transparencia y seguridad en la gestión de documentos gubernamentales.
